1. Dans la carte « Ambassadeur » (juste en dessous), ouvrez la liste et choisissez votre nom.
2. Si votre nom n'y est pas : choisissez « + Nouvel ambassadeur… » et écrivez « Prénom Nom ».
3. Votre nom apparaît en bas de chaque e-mail (« Vous recevez ce message de la part de… ») et filtre les listes : vous ne voyez que vos contacts et vos commandes.
4. Sans nom d'ambassadeur choisi, aucun e-mail ne peut partir.

Le mail s'ouvre sur le titre « Saumon Fumé — Pour les fêtes » (sans bandeau), puis « Cher Paul, » ou « Chère Marie, » et les phrases « Nous avons le plaisir de vous proposer notre offre de saumon de qualité pour les fêtes de fin d'année. Nous espérons qu'elle vous donnera envie de passer commande, les commandes sont souhaitées avant le 22/11. » (ces phrases se modifient dans la carte « Textes des e-mails »). Viennent ensuite les trois produits, le bouton « Je passe commande » et, en bas du mail, la carte des P'tits Doudous d'Amiens (10 € reversés par kilo de saumon acheté, puis une courte présentation de l'association).

1. Préparez un fichier Excel (.xlsx) ou CSV avec une ligne de titres (civilité, prénom, nom, e-mail, dans n'importe quel ordre).
2. Commencez par la carte « Type de mail à envoyer » : cochez 1 — 1er mail (contacts qui n'ont encore rien reçu) ou 2 — Mail de relance (contacts déjà informés). Le mail part selon ce choix ; rien ne part sans case cochée.
3. Touchez « Choisir le fichier » et sélectionnez-le. Il est lu sur votre appareil.
4. Vérifiez que chaque colonne est bien reconnue ; sinon, corrigez-la dans la liste proposée.
5. Seuls les contacts complets (civilité, prénom, adresse valide) rejoignent la liste d'envoi. En 1er mail, les contacts déjà informés sont écartés ; en relance, ce sont ceux jamais informés (signalés, non relancés). Le ✕ retire un contact de la liste.
6. Les contacts incomplets sont mis de côté : touchez « Corriger les adresses incomplètes » pour les compléter un par un, ou retirez-les.
7. Vérifiez que votre nom est choisi en haut de la page, puis touchez « Envoi immédiat » et confirmez. Les mails partent tout de suite, au nom de l'ambassadeur choisi.
8. Un message indique combien de mails sont partis. Les contacts envoyés sont aussitôt enregistrés dans « Accès aux fichiers ».

À savoir

• Le 1er mail ne part qu'une seule fois par personne. Si quelqu'un l'a déjà reçu, il est écarté : utilisez le bouton « Relancer » (paragraphe 3).
• Une personne qui s'est désabonnée ne reçoit plus jamais de mail.
• Le club peut envoyer 90 mails par jour au total ; le budget restant est affiché. Au-delà, réessayez le lendemain.

Pour une personne qui a déjà reçu le 1er mail (par exemple après un appel, ou parce qu'elle l'a supprimé) : un second mail, plus personnel. Il contient, dans l'ordre : la formule « Cher / Chère … », puis une phrase de rappel (« Nous avions pris contact avec vous le date du 1er mail et nous nous permettons de vous envoyer à nouveau ces informations… »), puis le texte de relance du club (modifiable dans la carte « Textes des e-mails »), l'encart des P'tits Doudous, les trois produits et le bouton « Je passe commande ».

1. Dans « Accès aux fichiers », touchez « Afficher la liste » des contacts (filtrez par ambassadeur si besoin).
2. Sur la ligne du contact, touchez « Relancer » et confirmez. Le mail part tout de suite, au nom de l'ambassadeur du contact (à défaut, celui choisi en haut de la page).
3. Un message confirme l'envoi ; le nombre de mails reçus du contact augmente.

Le bouton n'apparaît que pour les contacts qui ont déjà reçu le 1er mail et qui ne se sont pas désabonnés. Il faut que le contact ait une civilité et un prénom enregistrés. La date du rappel est celle du 1er mail reçu par le contact.

1. Contacts et e-mails envoyés : choisissez « Tous les ambassadeurs » ou un seul nom ; le résumé indique le nombre de contacts. Touchez « Afficher la liste » pour voir civilité, nom, prénom, téléphone, adresse mail, ambassadeur, nombre de mails reçus, montant de la commande s'il y en a une et statut.
2. Statut « consulté » : chaque mail contient une image invisible. Quand elle est chargée, le statut passe de « informé » à « consulté », avec la date de la première ouverture dans la feuille du club. C'est une ouverture probable, pas une preuve de lecture : certaines messageries bloquent les images (le mail lu reste « informé »), d'autres les chargent à la réception (« consulté » sans lecture). Un nouveau mail remet le statut à « informé ».
3. Commandes : même filtre par ambassadeur. La liste montre une ligne par acheteur, avec le montant et la mention réglé ou non réglé.
4. Les boutons « PDF » et « Export Excel » donnent la liste affichée (avec le filtre choisi) : à imprimer, à partager ou à ouvrir dans un tableur.
5. « Actualiser » recharge les chiffres les plus récents.

• Les contacts ne servent qu'à cette opération : ils sont effacés le 31 mars 2027.
• Chaque mail contient un lien « Ne plus recevoir ces e-mails » : respecté automatiquement. Il mentionne aussi l'image invisible de suivi.
• Les commandes des acheteurs se font sur la page de commande (lien « Je passe commande » du mail ou QR code du flyer) : le bouton « Régler ma commande » les conduit directement au paiement par carte. L'acheteur reçoit l'e-mail « Nous avons bien reçu votre règlement » dès que SumUp confirme le paiement ; rien n'est envoyé pour un règlement par chèque.
• Lien ambassadeur (carte du même nom) : à copier et à envoyer aux ambassadeurs. Chacun indique son prénom, son nom et son adresse mail ; s'ils correspondent à l'onglet Membres du club, il reçoit par e-mail un lien personnel qui ouvre ses fichiers (ses contacts et leurs commandes), en lecture seule, jusqu'au 31 décembre 2026 à minuit.
• Noms d'ambassadeur incomplets : un prénom seul ou un nom de famille seul (« Alexis », « Dequidt ») est relié au membre de l'onglet Membres quand un seul membre correspond. Les commandes sans ambassadeur reconnu (contact vide, ambigu comme « Pierre », ou inconnu) se retrouvent dans le filtre « Non affectées » de la liste des commandes ; elles sont aussi visibles de tous les ambassadeurs sur leur page.
• Rien ne part sans votre confirmation.
• Pour quitter, touchez « Quitter l'espace organisateur » en bas de la page.